Privacyprotocol

Dit protocol geldt voor Stichting Protestants Marriage Encounter Nederland en vereniging Vrienden van Protestants MarEnc gevestigd te Rotterdam, beide kantoorhoudende te Lutulisingel 37, 3069 CW Rotterdam.
De verwerkingsverantwoordelijke is het bestuur van de Stichting: het Landelijk Team (“LT”). Alle persoonsgegevens van deelnemers worden vastgelegd binnen een Database, waaruit daartoe bevoegde personen informatie ten behoeve van hun functie kunnen downloaden en gebruiken. Deze personen zijn door het LT aangewezen en mogen de informatie uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.
Op het inschrijfformulier voor nieuwe deelnemers wordt vermeld: Bovenstaande gegevens worden door ons opgenomen in een database en een verzendlijst voor onze nieuwsbrieven. Voor het opvragen of verwijderen van die gegevens wordt verwezen naar het Privacyprotocol op onze website. Dat opvragen en wijzigen geschiedt door een bericht aan database@marriageencounter.nl. De verwerking daarvan wordt aan betrokkene bevestigd op het in de database opgenomen mailadres.
De namen van elk nieuw koppel deelnemers worden binnen de organisatie van een ME&WEekend intern doorgegeven aan één ander koppel dat eerder heeft deelgenomen, dat als meeleefkoppel zal fungeren.
De gegevens van de deelnemers worden in de Database en daarvan afgeleide werkbestanden bewaard, totdat betrokkene verzoekt om uitschrijving of totdat Database een bericht van overlijden ontvangt.
Met de verzendorganisatie van Ontmoeting is een verwerkersovereenkomst afgesloten.
De e-mailadressen van de deelnemers worden toegevoegd aan de MailChimp verzendlijst van de Nieuwsbrief van Marriage Encounter. In elke Nieuwsbrief staat hoe gegevens zijn te wijzigen en hoe de ontvanger zich kan afmelden voor de Nieuwsbrief.
De Database staat lokaal (in Filemaker) op de Mac van de databasebeheerder. De excel-database die hiervan is afgeleid staat in de cloud op de OneDrive van de Stichting.

Vastgesteld door het LT in mei 2018